?

Log in

No account? Create an account
November 2016   01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
cartoon

Как пользоваться электронной почтой

Posted on 2011.02.02 at 22:05
Tags:
Вопрос, казалось бы, не стоит выеденного яйца. Каждый думает, что он умеет отправлять письма, не так ли? Так в чем же тогда дело?

А тогда почему многие на работе регулярно пишут письма так, что им хоть почтовый аккаунт вырубай? Если кто не в курсе - электронная почта есть самый, сцуко, опасный способ коммуникации на работе. Это - пост-памятка, который я пишу для себя. Заебался объяснять в двадцатый раз - буду давать ссылку.


Начнем с того, что почта все помнит, и ничего не забывает. Сюрприз! Ваши письма легко поднять в любой удобный момент, и кому-нибудь втихую форварднуть, причем без вашего ведома. Или же, распечатать, и предъявить вам же при "разборе полетов". Проникнетесь этим, и

1. Никогда не пишите в почте того, что вы не хотите, чтобы видели и помнили все.

Более того, можно форварднуть не всю переписку (ее один хер всю читать никто не будет), а дернуть из контекста самое интересное. И продолжим тем, что оправленную почту назад не вернуть. Не плюй в колодец. Вылетит - не поймаешь.

2. Хорошенько подумайте, что вы пишете, и как оно будет звучать будучи вырванным из контекста. Избегайте любых эмоциональных формулировок. Сделайте это до отправки письма! И если есть хоть малейшие сомнения по поводу содержимого - не отправляйте такое письмо. Это проще, чем кажется - достаточно не нажимать кнопку оправить, и все.

На самом деле, Outlook умеет отзывать почту, если ее не успели прочитать, а вы вдруг одумалисть. Но я бы не советовал уповать на это.

Да, кстати, капитализация, то есть те самые ЗАГЛАВНЫЕ БУКОВКИ, которыми вы выделяете наиболее значимые слова, воспринимаются людьми как КРИК. То есть, крайнее проявление бурлящих, пнимаете-ли, говн эмоций. И если даже вы никого не обвиняете, и не кидаете в письме конкретных предъяв - люди подумают, что вы именно этим и занимаетесь. В противном случае - схерали вы тогда ОРЕТЕ?

3. Никогда, слышите - НИКОГДА не применяйте капитализацию. Вместо этого можно _подчеркнуть_ слово, или *выделить* его, если вам так приспичило.

То же самое касается восклицательных знаков!!! С ними надо обращаться аккуратнее!!!!! Я сказал - АККУРАТНЕЕ!!!!!!!!!

На чем мы остановились? Ах да. На вырывании из контекста. Так вот, убить весь контекст очень просто. Для этого отлично подходит подстрочный ответ.

> Он
делается
> примерно
вот
> так.

Раздербаниваем, пнимаете-ли, чужое письмо на абзацы (а лучше - на предложения), и начинаем по каждому предложению нести свой поток сознания. Таким образом можно легко свести дискуссию на говно, или доказать кому-нибудь, что он идиот.

4. Отвечайте на мысль, содержащуюся в письме, целиком. Не комментируйте предложения, и даже абзацы. Если только они не являются единицой мысли. И даже тогда - отвечайте не на абзацы, а на все письмо.

Да, кстати, абзац - это вовсе не какая-то там ненужная хуйня, выдуманная филологами. Абзац - он, сцуко, единица мысли, придуманный специально, чтобы отличать осмысленный текст от высера выплеска потока сознания. Мысль у вас в письме - есть? А абзацы?

5. Используйте абзацы для отделения тезисов и мыслей друг от друга

Тогда, может быть, ваши письма кто-нибудь будет читать. Потому, как всем, в том числе и вам, приходит и так дохуя корпоративного спама, который вы не читаете. Поэтому, собравшись писать письмо, трижды подумайте - может быть его, письмо вообще писать не нужно? Кому оно, в сущности, нужно, ваше письмо, а?

6. Ограничьтесь минимумом получателей письма. Иначе его не прочтут те, кому оно действительно адресовано.

Подумали, но не передумали. Что ж, тогда вы можете сильно повысить шансы вашего письма на прочтение, сделав его коротким. Три абзаца - это почти предел объема корпоративной писанины, которую способен вынести средний читатель.

Читатель-же не средний, а топ-уровня - получает ежедневно настолько дохуя спама, что у них вырабатывается привычка читать письма не дальше первого абзаца. Учтите это, когда соберетесь писать очередное длинное письмо.

7. Уже первый абзац должен давать ясное понимание, о чем это вообще, достаточную для принятия решения - читать сейчас письмо дальше, или нет. Опишите контекст проблемы (о чем это вообще), содержательную часть (что вы хотите сказать), и какого именно действия вы хотите от получателя письма после его прочтения.

А что вы, собственно, от человека добиться хотите? Хотите, чтобы он сделал что? Решил немедленно указанную проблему? Отписал вам свое мнение по ней? Проверил ваше решение на предмет ошибок? Что-то согласовал?

Или, может быть, вы хотите, чтобы он принял ваше письмо к сведению, и никак не прореагировал? Так именно так он и сделает, если вы не напишете ему в конце: "прошу подтвердить, что описанные изменения можно выпускать в релиз". Можно на "принятие к сведению" обижаться - а можно просто научиться пользоваться электронной почтой. И все.

Если вы хотите, чтобы письмо не проигнорировали не смотря ни на что - есть еще одно сильнодействующее средство. Но его надо использовать с осторожностью. Не, речь не о дурацких штуках вроде выставления приоритета письму в аутлуке. Есть средство посильнее:

8. Ставьте в копию важного письма, на которое нужен срочный ответ, своего начальника, или начальника адресата

Начальник один хер особо вникать не будет. Но адресат-то этого не знает, не так ли? Злоупотреблять этим не советую, ровно как писать в таких письмах хуйню. Вылетит. Не поймаешь.

Ну и главное. Почта - самый узкий канал коммуникации. Тонкостей ваших эмоций, которые вы испытываете при написании, адресат не видит. Но люди не могут без эмоций, и поэтому они будут за вас выдуманы. В конфликтной ситуации - не в вашу пользу. Учитывая это, редко кому удается почтой помириться, зато срач почтой потрясающе легко раздуть на ровном месте. Большинство конфликтов разогревается именно на электронной почте.

Имея это в виду,
9. Никогда не используйте почту для решения любых скользких эмоциональных вопросов. Чуть что не так - встречайтесь лично, на худой конец - телефон.

Ага, именно так. Не надо вот этих вот затяжных веток слово-заслово с десятками постов и адресатов ради выяснения какой-то никому не важной хуйни. Думаете, весь десяток адресатов с замиранием сердца следит за вашей дискуссией? Не. Всем похуй.

Такие дела. Ну, может быть, я погорячился, когда говорил, что буду давать на этот текст ссылку как на обучающий материал :). Ибо он нарушает как минимум парочку принципов деловой переписки. :) Но я надеюсь, "всем похуй". :)

PS: Писать почту, допустим, мы умеем, а как насчет читать? Вопрос, сцуко, настолько же непрост, насколько простым он кажется на первый взгляд. К счастью, эта тема исчерпывающим образом раскрыта в замечательном тексте замечательной Линор Горалик. Который меня и вдохновил на написание данного поста. Вот он:
http://linorg.ru/how-to-read.html


Comments:


Page 1 of 2
<<[1] [2] >>
Кирилл Данилов
donz_ru at 2011-02-02 19:22 (UTC) (Link)
Самый опасный способ - это, сцуко, аська. На втором месте устные переговоры. Потом сам хер вспомнишь, а точно ли тебе сказали именно так, как ты теперь думаешь, не говоря уже о том, что хуй кто признается, что говорил откровенную ересь, которая всплыла только сейчас.
Gaperton
gaperton at 2011-02-02 19:25 (UTC) (Link)
Ага. И кроме того - аська позволяет посраться на ровном месте так же качественно, как и почта - только гораздо быстрее, ибо реальное время :)
Сера Птах
gray_bird at 2011-02-02 19:26 (UTC) (Link)
Есть еще пара нюансов, который страшно бесит, но почти никто с этим никак не борется. Первый - оверквотинг. Отвечая на письмо по новому вопросу так удобно ткнуть в старое письмо где висит километровая дискуссия и отослать эту простыню, вставив свои три слова где-нибудь в жопе. Или наоборот, в очищенном теле письма, ответить нечто вроде: "Ок. Задачу сделал на 30% непонятно с операторами" Коллеги, ясен пень все телепаты и медиумы, которые знают что творится в голове отправителя.

И второе, не обращать внимания на тему, отавляя ее формировать системе автоматически. Это же охренительно информативно увидеть тему писима "RE. Re. Re. Было. Re. Ответ Вопр". Прям сразу тянется рука ответить на это письмо, всё, что думаешь.
malica_dee
malica_dee at 2011-02-03 07:28 (UTC) (Link)
Есть и более злокачественные варианты, типа Re Bug #xxx - , а в письме про баг #yyy. А все потому, что чел ответил на первое попавшееся письмо, чтобы адрес не набирать, но тему поменять забыл.
копать мой хвост
tyrex at 2011-02-02 20:06 (UTC) (Link)
спасибо некрософту, теперь в связке аутлук-эксчендж можно запретить форвардинг писем :)
Gaperton
gaperton at 2011-02-02 20:08 (UTC) (Link)
Копипаст переписки тоже можно запретить?
morsello
morsello at 2011-02-02 20:15 (UTC) (Link)
Отлично написано. Видно, что бывалый офисный сотрудник, который умеет прикрыть свой зад! (в хорошем смысле слова). Особенно верно сказано:
- если есть хоть малейшие сомнения - писать не надо;
- не надо в почте вставлять то, что не должно быть замечено потом;
aamonster
aamonster at 2011-02-02 20:17 (UTC) (Link)
У почты есть одно большое достоинство - описанное тут, как недостаток №1 :-)
Gaperton
gaperton at 2011-02-02 20:28 (UTC) (Link)
Сейчас оно, допустим, достоинство, а завтра - глядишь (ВНЕЗАПНО!), и недостаток :D.

А на самом деле - это свойство, которым либо можно пользоваться, либо оно попользуется тобой :).
pingback_bot
pingback_bot at 2011-02-02 20:22 (UTC) (Link)

Как пользоваться электронной почтой

User tensi_aggilus referenced to your post from Как пользоваться электронной почтой saying: [...] Очень классно написано http://gaperton.livejournal.com/57760.html [...]
Иван Тищенко
t7ko at 2011-02-02 21:06 (UTC) (Link)
Ух ты. А какие принципы нарушаются? Специально перечитал и не нашёл...
Gaperton
gaperton at 2011-02-02 21:11 (UTC) (Link)
Как минимум - (1) я использую капитализацию и (2) письмо содержит зашкаливающее количество эмоциональных формулировок.
Serguey Zefirov
thesz at 2011-02-02 21:29 (UTC) (Link)
>почта все помнит, и ничего не забывает

http://lurkmore.ru/%D0%90%D0%BD%D0%BE%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D1%83%D1%81

Анонимус ничего не забывает и ничего не прощает. На Луркморье полно примеров, как использовали оставленное в сети.
Gaperton
gaperton at 2011-02-02 21:50 (UTC) (Link)
Да, ты точно подметил, этот оборот я поюзал с лукрморья.
Дима
dim_etc at 2011-02-02 22:18 (UTC) (Link)
Тема сабжей не раскрыта :)
mpd at 2011-02-03 09:46 (UTC) (Link)

Re: Тема сабжей не раскрыта :)

Полностью поддерживаю! Как и в ЖЖ!
Тоже читал и ждал, когда же, когда?!

А то я устал от таких вещей как:
  • пустая тема
  • совершенно нейтральная и неинформативная тема, которая ничего не говорит (типа, "от Маши" - я и так по обратному адресу вижу)
  • и т.д.
  • и т.п.
kmmbvnr
kmmbvnr at 2011-02-03 06:00 (UTC) (Link)
А еще хорошо нумеровать пункты. Особенно если хочется что на все что написано ответили, а не проигнорировали скользкие места.



Goga_gansky
goga_gansky at 2011-02-03 06:18 (UTC) (Link)
Пункт 6а: Ограничьтесь минимумом получателей письма. Иначе его прочтут те, кому и в страшном сне вы не хотели бы его показывать.

В одной известной компании, имеющей многочисленные офисы по всему миру, существовали списки рассылки по локальным офисам. И одному человеку, нашедшему в сети забавную картинку, так хотелось поделиться ей с обитателями именно своего территориального офиса. Стремление было столь сильнмы, столь необоримым, что человек, весьма, к слову, неглупый, хоть и опытный программер, как-то не подумал, что существует подписка на списки рассылки, и что на список рассылки по московскому офису подписана половина головного американского... включая и хозяина компании, пожилого американского миллионера.
Пикантность истории можно себе представить, учтя, что дело было где-то через год после "9-11", а на фотожабной картинке один известный международный террорист драл в задницу одного известного американского президента под текстом "Make peace, not war"
d_zh
d_zh at 2011-02-03 06:58 (UTC) (Link)
Стоит еще добавить, что многие Лица, Принимающие Решения, читают письма до первой грамматической ошибки, и не более трех строк.
Леди Меламори в Израиле
melamory_me at 2011-02-03 08:11 (UTC) (Link)
Еще надо учитывать, что многие крупные начальники читают почту на блекберри. Поэтому письмо начальнику должно быть написано так, чтобы на первом же экране блекберри (без прокрутки) было понятно, что вы хотите, а лучше им и ограничиться.
Gaperton
gaperton at 2011-02-03 09:18 (UTC) (Link)
Кстати, а сколько там текста помещается? Я как раз подумываю о блекберри.
pingback_bot
pingback_bot at 2011-02-03 08:40 (UTC) (Link)

руководства по работе с электронной почтой

timyrlan
timyrlan at 2011-02-03 09:56 (UTC) (Link)
а меня, сцуко, бесят группы рассылки. И вот все кому не лень. Пойди пойми, нужно тебе вообще это читать, или нет. А в остальном редко когда у нас эти пункты нарушаются, мне, наверно, повезло)
Gaperton
gaperton at 2011-02-03 11:26 (UTC) (Link)
Когда эти пункты не нарушаются - это нормально. Речь об элементарной культуре переписки, которой должен владеть каждый, а не о тайном мастерстве корпоративных самураев.
Previous Entry  Next Entry